HR管理躍上云端需實現精細化考勤管控

社交網絡不僅影響著人們的生活和娛樂，也正逐步融入企業管理模式。互動、人性化成為企業管理過程中追求的目標。在人力資源領域，傳統的e-HR軟件已不能滿足企業對人才管理的需求，HR云服務應運而生。云計算帶來了溝通和生活方式的劇變，也引領了人力資源管理方式的創新。

HR云服務的優勢體現在應用的低成本，可采用集中式管理，有助于企業降低人力資源相關的IT支出，解決企業跨區統一管理的難題。

作為中國最大的光電子器件、子系統解決方案供應商，光迅科技2003年起開始使用以ACCESS自主開發的HR系統，包括組織、人事、培訓、招聘、考勤、薪酬和績效等功能。這套系統在光迅科技發展的初期基本可以滿足公司人事管理的日常需要。但隨著光迅科技的日益發展，員工數量越來越多，該系統存在的不足也越來越為明顯，比如操作繁瑣、數據分散、界面凌亂等，即便是簡單的人事流程也難以在系統中實現。

與此同時，光迅的高速發展也對人力資源管理的本身提出了更多、更高的需求，公司的管理層逐漸意識到要想成為全球領先、世界一流的高科技企業，人力管理工作必須要從埋頭管“事”的階段轉變到用心管“人”的階段，要以“人”為中心開展工作，真正將“人”作為一種資源發揮到極致，進而推動企業戰略有效執行。

光迅必須要具備健全、完善的人力資源管理體系，而這一切能否建立又依賴于是否具有一套成熟先進的人力資源信息化管理工具作為輔助和支撐。于是在2010年初光迅科技的人力資源信息化工作被正式提上了議程，經過多方比較和篩選，光迅科技最終選定了金蝶作為人力資源戰略管理系統的合作伙伴，由此開始了信息化的變革之旅。

而這前后發生的一系列轉變令他們也始料未及，“業務部門從此對我們刮目相看。”光迅科技人力資源部經理程琳引以為傲之情溢于言表……

建立人事事務管理體系，實現員工全生命周期管理

光迅科技有員工4000多名，人事信息的維護工作量和難度都很大。信息化系統上線前，除了入職時員工的基本人事信息能夠得到有效記載外，員工在光迅的任職表現，如任職歷史、培訓歷史、薪酬變更歷史、獎懲情況等信息相互獨立，存放在不同的表格里，無法完整的記錄和呈現，員工也無法第一時間獲知和查詢。而且由于員工數量眾多，查找某位員工的過往人事信息一般需要在厚厚的一大疊檔案資料庫中翻查很多紙質表格，花費大量時間。從檔案庫中進行人員年齡、學歷等結構性的分析工作，更是難以實現。

通過金蝶EASHR系統，光迅實現了員工全生命周期的檔案信息管理。員工從入職起，轉正、晉升、調動、培訓、考核、獎懲、薪資調整，直到離職、離退休等全部任職周期的詳細信息，都在系統中得到了清晰記錄。通過擴展報表還可以將不同的人事信息進行組合，根據管理的需要及時統計并呈現出來，極大的提高了HR人員的工作效率。

光迅還正在將員工的身份證、學歷、繼續教育等證書進行逐一掃描，導入金蝶的HR系統中，后續需要員工的相關證件時就可以直接從系統里導出來，不再需要根據編號一一查找。

建立嚴格的考勤管理體系，實現精細化考勤管控

光迅科技是一家高科技的制造型企業，生產工人人數眾多，對于考勤管理的要求非常嚴格，每個月2次缺卡就要扣除員工的行為積分，并有相應的懲處措施。而作為一家老國企改制的企業，光迅在休假政策上又有著相對人性化的管理舉措。在國家規定的假期之外光迅還有待產假、工間休假、帶薪年休假等假期，可以想象光迅考勤管理工作的復雜程度。

通過金蝶HR系統，光迅將各種考勤計算的規則和公式進行了系統設置，比如帶薪年休假的計算在后臺就設置了21個公式，以確保所有人員帶薪休假的額度不僅符合國家規定，也同時符合企業的要求。再比如工間休假的計算，光迅的員工在孕期7個月以后每天可以休息1小時，小孩1周歲之前每天也有1小時的哺乳假，而工間休假的時間在系統中能夠累積，并能自動折算換取調休，方便員工可以有相對整天的時間在家多陪陪小孩、照顧兒女。目前光迅的月均處理考勤記錄達到了8萬多條。另外基于考勤系統，光迅還特別開發了“一卡通”管理系統，可以根據員工的出勤信息和考勤規則，對應計算并發放員工的餐費和交通補貼。

更為重要的是通過考勤管理系統，光迅科技開始更加關注生產線員工的人力成本管控和勞動效率的提升。在此之前，光迅的生產部門管理人員尋求人力資源部門的幫助，最多就是索要員工的花名冊或者查看下某位員工的出勤信息。生產部門在制定用工政策時從來不需要人力資源部門參加，在生產管理者們的固有印象中，一直認為HR人員根本沒有能力和他們一起討論應該怎樣合理用工，應該怎樣提高勞動效率。

但在使用金蝶的HR系統后，光迅的人力資源用工管理開始逐漸有意識的深入起來。通過對員工的工時、加班請假和人數變化等各項動態數據的抓取和分析，HR部門及時并清晰的掌握了每個部門的生產效能變化。當生產狀況低迷時，HR可以給生產部門提出合理化的用工建議，比如現在應適當控制員工人數或者可以按部門計件這種新的管理模式提高勞動效率等。每一項建議的背后都有著大量真實的管理數據作為支撐，生產管理者不得不信服。2012年光迅科技的生產效率提升了30%，因為效率提升員工的薪資待遇自然也得到了較大幅度的增長，一線員工的流失率由此也減少了15%。光迅科技的管理層和生產部門的負責人從此對HR部門刮目相看，現在很多生產會議都會主動叫上人力資源部門的相關人員一起參與討論，真正把HR部門當成了業務合作伙伴。

建立績效考核體系，不斷提高服務質量

光迅科技每個季度按照組織績效對各個業務部門進行業績考核，考核采取KPI考核形式，一共42個業務部門加上3條產品線全部參與。在信息化之前，光迅科技的績效考核周期至少需要15天左右，所有考核得分不僅需要考核部門計算，HR部門的考核專員檢查，最后各部門的考核對象還需要再進行一次核查和確認。而通過金蝶HR系統，光迅建立了全公司的績效指標庫，規范了績效考評的相關流程。人力資源部不僅可以進行考核指標、業績項目和績效公式的設計，還可以非常便捷的配置各種考核方案。通過方案配置的形式HR將所有計算公式都固化到系統里，考核人只需要填寫一個實際值，所有得分均可由系統直接計算出來。排除等待過程，理想狀態下考核結果1-2天即可得出。而且員工的獎金分配可以根據考核結果以及員工的任職歷史和考勤信息對應追溯，進行相應的成本分攤和核算。

最值得一提的是對職能部門“服務滿意度”的360評價，之前光迅科技幾乎無法實現這項指標的考核，因為這只是一項分值很小的KPI，占5—10分左右，如果通過EXCEL表格發給全體員工進行打分，工作量和管理成本相當巨大。現在通過金蝶HR系統，每個職能部門都設置了服務滿意度的KPI指標，系統給公司每一位員工都下放了評價權限，員工可以匿名對相關職能部門的服務質量進行評估和打分，并提出改進建議。通過這種方式，在服務部門和員工之間架起了一座溝通的橋梁，只要員工提出的意見是中肯的，相關部門會立刻做出反應，及時處理，不斷進行管理創新，提高服務質量。

建立人事審批工作流，不斷優化業務流程

光迅科技內部的各項業務審批流程比較規范，但由于一直以來采用紙質或電子郵件方式，審批效率難以提高，且無法對整個審批流程進行科學管理和優化。借助金蝶EAS先進靈活的工作流管理工具，光迅將日常工作中常用的近30個人力資源業務流程設置到金蝶HR系統中，所有申請和審批工作可以通過系統方便快速完成，即保證了業務流程的順利推進，又能借助系統中的流程監控管理功能，發現流程中存在的問題，推動流程不斷優化和改進。比如員工離職后續的工作會牽涉到十多個部門，會有十多個崗位處理相關事宜，包括薪資結算、宿舍處理、郵箱注銷等。使用了工作流之后可以很方便地動態提醒每個崗位，不會發生任何遺漏事項。在系統中還可以很容易地看到這名員工的離職流程走到了哪個節點，哪些事務已經完成，哪些事務還沒有處理。

現在光迅科技從高管到中層，一直到生產線上的班組長都已經形成了每天上班第一時間打開金蝶系統的意識，及時查看自己當天有哪些流程需要審批。HR人員不再需要一個個打電話催促相關人員處理某項事務，即便是領導出差在外，也可以在系統中輕松處理審批流程，節約了大量的等待時間。

建立員工自助平臺，全員參與人力資源管理

金蝶HR系統幫助光迅科技建立了全員參與的人力資源管理平臺，任一員工都可以通過員工自助工作臺，自助查詢和申報與自己有關的人事信息，包括加班請假申請和查詢工資明細、社保公積金繳納、績效得分、餐飲消費扣款等。

過去光迅采用過發放紙質工資條和郵件的形式告訴員工每月的工資明細。每個月裁剪工資條需要花費很多人力物力，郵件發放又需要分別加密處理，工作效率都非常低下。而且在工資發放的兩三天內，HR薪酬專員總會接到大量的咨詢郵件和電話，因為員工總是會對薪資的發放情況產生疑問，特別是涉及到社保補繳情況時。現在通過HR自助平臺，光訊真正做到了“以人為本”，只要員工關心在意的人事信息都可以一目了然的獲取，各級HR人員的日常管理成本和溝通時間也得到了大幅度減少。更重要的是因為信息傳遞及時，員工的參與感增強了，人力資源工作的透明度更高了，HR日常事務性處理工作也變得更加高效和規范。

程琳在采訪中表示：HR云服務系統不僅使人力資源工作者在精神層面的壓力有所緩解，也讓更多的員工參與到了人力資源的工作中，HR的工作得到了更多的支持、幫助和認可。她進而認為：選擇合適的供應商非常重要，它不僅僅是一個戰略伙伴，還需要像一個長期的朋友，當遇到困難的時候，它能第一時間站在你身邊，千方百計為你解決問題，幫你渡過難關。它可以不完美，但最重要的是能和你一起成長。